Wie man viel Zeit beim Email lesen spart
Geschrieben von H.U. Wyss am 24. Feb 2011Ich habe hier ja schon einige Male darüber geschrieben, dass ich effektiver Arbeiten möchte. Heute gehts um eine „Technik“, die mir ziemlich geholfen hat.
Vor einiger Zeit hatte ich die dumme Angewohnheit, dass ich meine Emails mehrmals täglich anschaute. Ich klickte auf „Inbox“ und sah dann immer die neuen Mails, las die neuen und dann tat ich nichts damit. Ich wartete. Und danach ging ich nochmals jene durch, die ich bereits durchgegangen war. Vielleicht beantwortete ich ein paar von den alten oder den neuen. Die meisten jedoch liess ich in der Inbox für später 615-544-3053 , weil ich mich noch nicht recht entscheiden konnte, was ich damit tun sollte. Muss ich antworten? Was antworte ich? Muss ich es lesen? Soll ich es jetzt lesen? Muss ich etwas anderes damit tun? Wenn ich es nicht wusste, dann liess ich es mal in der Inbox. Das hatte aber zur Folge, dass ich mir beim nächsten Mal Mails durchgehen, wieder die gleiche Frage stellte und wieder wartete.
Das ist super ineffizient!
Ich ging die gleichen Mails mehrmals durch, las sie vielleicht mehrmals, aber beantwortete sie zum Teil doch nicht. Es ist unglaublich, wieviel Zeit dieses Vorgehen wegfrisst! Ich verlor einen Haufen Zeit, aber nicht mal mit etwas, das mich freut, sondern mit etwas ziemlich Blödem.
Wie man sehr viel Zeit sparen kann
Nun mache ich das anders. Ich lese meine Mails nur noch 3 mal pro Woche. Montag, Mittwoch und Freitag. Wenn ich sie dann lese, leere ich die Inbox komplett. Nicht dass ich alles sofort beantworte oder alles sofort lese. Aber ich leere die Inbox.
Ich nehme mir ein Mail nach dem anderen vor und entscheide, ob ich es lese, ob ich es beantworte, ob ich es ablege oder ob ich es lösche. Je nach dem, wie viel Zeit ich in dem Moment habe, lese oder beantworte ich es sofort oder ich lege es in einem „zu lesen“ oder „zu beantworten“ Ordner ab und erledige es, wenn ich ein andermal Zeit speziell dafür einplane.
Nun habe ich nicht mehr das unmotivierte Durchschauen der Mails und nur halbherzig erledigen.
Viel Spass beim Ausprobieren! Gerne lese ich natürlich auch deine Meinung oder deine Technik…
4 Kommentare
Chris Wilhelm am 29. Mai 2011 um 22:06
Hallo!
Das was du da beschreibst trifft 1 zu 1 auf mich zu. Mit dem ständigen Mails checken. Total unproduktiv und ein echter Zeitkiller!
Ich muss mir auch mal überlegen, wie ich da einen Riegel vor schiebe!
Viele Grüße!
Tina am 23. September 2011 um 09:58
Die Methode ist an sich nicht schlecht. Aber ich könnte mir vorstellen, dass die Inbox ziemlich gefüllt sind. Das dauert dann auch wieder ein bisschen bis sie leer sind. Ich werde die Methode mal ausprobieren und mir selber ein Bild davon machen.
Catrina am 6. Dezember 2011 um 12:19
Das ist wirklich einmal eine Maßnahme, die ich auch beherzigen sollte. Ich habe mir das schon lange vorgenommen, da ich momentan ebenso ineffizient vorgehe. Im Grunde komplett genauso wie Sie, was mich einerseits erstaunt und andererseits erschreckt. Offenbar ist das eine gängige Vorgehensweise, die sich jedoch als Zeiträuber herausstellt.
HAL9000 am 23. Mai 2013 um 17:00
Ich mache es so, weil ich einen „Mail-Reminder“ von Mickeyweichs Rausguck nutzen muss (ich „checke“ also nicht aktiv, sondern bekomme „Bobby, die Büroklammer“ winkend in den Vordergrund, der erst dann wieder verschwindet, wenn Rausguck im Vordergrund ist):
Wenn eine E-Mail reinkommt entscheide ich an Hand von Absender, Betreff und Länge der Mail, ob ich sie
– sofort bearbeite,
– in den Ordner „zu erledigen“ (2) oder
– in den Ordner „weiterleiten“ (3) verschiebe, oder
– sofort lösche (1).
Zwei Mal pro Tag nehme ich mir die Zeit, alle Mails zu bearbeiten.
Zuerst wird der Papierkorb (1) gelöscht, dann bearbeite ich die, die ich in die Ordner verschoben habe, und zwar erst die aus Ordner 2, dann die aus Ordner 3.
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